บริหารทั่วไป
สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ทะเบียนรับ-ส่ง เกษียนสั่งการ หนังสือถึงฉัน คำสั่ง) บันทึกข้อความที่ลงนามออนไลน์ แจ้งซ่อม และจองห้อง/สถานที่ ทุกเรื่องมีแจ้งเตือนและติดตามสถานะได้ตลอดทาง
ภาพรวมก่อนเริ่ม
หนังสือราชการเข้าเดินทางแบบนี้
งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (หน้ารวม)
แถบน้ำเงินด้านบนบอกงานเอกสารที่ค้างของคุณ: หนังสือถึงฉัน คำสั่งรอรับทราบ บันทึกรอพิจารณา และบันทึกของฉันระหว่างพิจารณา ถัดลงมาเป็นสถิติหนังสือรับ-ส่ง กราฟปริมาณงาน 12 เดือน ประสิทธิภาพการดำเนินการ และหนังสือด่วนที่ใกล้ครบกำหนด แท็บด้านบนพาไปทุกหน้าของงานสารบรรณ
ลงทะเบียนหนังสือรับ
- เปิดกล่อง ลงทะเบียนหนังสือรับ (ระบบแสดงเลขรับถัดไปให้)
- กรอก จาก (หน่วยงาน) (มีรายชื่อหน่วยงานที่เคยรับให้เลือก) เลขที่หนังสือ เรื่อง ลงวันที่ หมวด ชั้นความเร็ว (ปกติ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด) และกำหนดดำเนินการ
- แนบไฟล์หนังสือต้นฉบับ (PDF/ภาพ) ติ๊ก เรื่องลับ ถ้าต้องการให้เห็นเฉพาะผู้ที่ได้รับหนังสือ
- เสนอถึง ระบบเลือกรองผู้อำนวยการ (หรือ ผอ.) และเขียนข้อความเสนอให้ แก้ได้ แล้วกด ลงทะเบียนรับ
เกษียนหนังสือและสั่งการ
- เปิดหนังสือ กล่อง งานของฉันในหนังสือฉบับนี้ แสดงข้อความเสนอที่ส่งมา และปุ่มเปิดไฟล์หนังสือต้นฉบับ
- เขียน เกษียน / ข้อสั่งการ เช่น “เรียน ผอ. เห็นควรมอบ…” หรือ “อนุญาต มอบ…”
- ในส่วน ส่งต่อ / มอบหมาย เลือกผู้รับ (เลือกได้หลายคน กด Ctrl/⌘ ค้าง) และวัตถุประสงค์: เพื่อพิจารณา/สั่งการ · เพื่อดำเนินการ · เพื่อทราบ
- รองฯ กด เกษียนและเสนอ ผอ. · ผอ. กด เกษียนสั่งการและส่งต่อ หรือถ้าจบที่ตัวเอง กด บันทึกผล / เสร็จสิ้น
หนังสือถึงฉัน
หนังสือที่ส่งถึงคุณขึ้นที่นี่พร้อมแจ้งเตือน แท็บ รอดำเนินการ · ดำเนินการแล้ว · ทั้งหมด ป้ายสีบอกวัตถุประสงค์และชั้นความเร็ว หนังสือที่เลยกำหนดขึ้นตัวแดง
- เปิดหนังสือ อ่านข้อสั่งการและไฟล์ต้นฉบับ (การเปิดอ่านจะแสดงเป็น “อ่านแล้ว” ในเส้นทางหนังสือ)
- ดำเนินการเสร็จแล้ว พิมพ์ บันทึกผล / ข้อความ แล้วกด บันทึกผล / เสร็จสิ้น ถ้าต้องส่งต่อให้คนอื่น ใช้ส่วน ส่งต่อ / มอบหมาย
หนังสือส่ง และคำสั่งโรงเรียน
- ออกเลขหนังสือส่ง: แท็บหนังสือส่ง กรอกถึงหน่วยงาน เรื่อง แนบไฟล์ แล้วกด ออกเลขหนังสือส่ง ระบบเรียงเลขให้ต่อเนื่อง ยกเลิกเลขต้องระบุเหตุผล และยังคงอยู่ในทะเบียนเป็นหลักฐาน
- คำสั่งโรงเรียน: ธุรการกด + ออกคำสั่ง แยกตามฝ่าย แนบไฟล์คำสั่ง เลือกผู้ที่เกี่ยวข้องหรือติ๊กบุคลากรทั้งหมด ทุกคนที่ถูกระบุได้รับแจ้งเตือนให้เปิดอ่านแล้วกด รับทราบ ธุรการเห็นว่าใครรับทราบแล้ว ติ๊ก “เฉพาะที่ฉันยังไม่รับทราบ” เพื่อกรองได้
บันทึกข้อความ / ขออนุมัติ
เขียนบันทึกข้อความเสนอผู้บริหารแทนการพิมพ์กระดาษเดินเรื่อง หน้าบันทึกข้อความสรุปบันทึกของฉัน รอฉันพิจารณา และมี แบบฟอร์มบันทึกข้อความสำเร็จรูป (เช่น รายงานการใช้งบเกินของโครงการ) ที่กรอกช่องแล้วได้ข้อความราชการให้เลย
- กด + เขียนบันทึกข้อความ ส่วนราชการและวันที่ใส่ให้แล้ว
- กรอก เรื่อง เรียน และ เนื้อหา (ขึ้นต้น “ด้วย…” ลงท้าย “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา”) แนบเอกสารประกอบได้
- สายการพิจารณา ทางขวา ระบบตั้งให้ รองฯ (พิจารณาเห็นชอบ) → ผอ. (อนุมัติและลงนาม) เปลี่ยนคน เพิ่มขั้น + เพิ่มขั้น หรือเลือก “รับทราบ” ได้
- กด ส่งเสนอพิจารณา ระบบส่งให้ทีละขั้นตามลำดับ (หรือ บันทึกร่าง ไว้ก่อน)
ผู้พิจารณา เปิดจากแจ้งเตือน ใส่ความเห็น/ข้อสั่งการ แล้วกด เห็นชอบ (หรือ อนุมัติและลงนาม สำหรับขั้นลงนาม) · ส่งกลับแก้ไข · ไม่อนุมัติ
ลายเซ็นของฉัน
ลายเซ็นนี้ใช้ในบันทึกข้อความ ใบลา รายงานธุรการชั้นเรียน และเอกสารอื่นที่ลงนามในระบบ กด + เพิ่มลายเซ็นใหม่ แล้ว เซ็นสด บนจอ (ใช้นิ้วบนมือถือได้) หรือ อัปโหลดรูปลายเซ็น ที่สแกนไว้ บันทึกเก็บไว้ได้สูงสุด 10 แบบ เลือกแบบที่ใช้ปัจจุบันได้ และเอกสารที่ลงนามไปแล้วยังแสดงลายเซ็นที่ใช้ตอนลงนามเสมอ
แจ้งซ่อม
- เลือก ประเภทงานซ่อม (ไฟฟ้า ประปา คอมพิวเตอร์/เครือข่าย โสตทัศนูปกรณ์ เฟอร์นิเจอร์ อาคาร …)
- ใส่ อาการ / สิ่งที่ชำรุด เลือกห้อง (หรือพิมพ์สถานที่) รายละเอียด ความเร่งด่วน และ แนบรูป (ถ่ายจากมือถือได้เลย)
- กด ส่งแจ้งซ่อม ได้เลขงานซ่อม (RP-…) งานอาคารสถานที่ได้รับแจ้งเตือนทันที
- ติดตามที่แท็บ งานแจ้งซ่อมของฉัน เมื่อซ่อมเสร็จ เปิดงานแล้วให้ดาว ประเมินความพึงพอใจ 1–5 ดาว พร้อมความเห็น
จัดการงานซ่อม
- การ์ดบอกงานแจ้งใหม่ กำลังดำเนินการ ซ่อมเสร็จเดือนนี้ และคะแนนความพึงพอใจเฉลี่ย กราฟสรุปงานตามประเภท กรองรายการตามสถานะ/ประเภทได้
- เปิดงาน เลือก มอบหมาย ช่าง/ผู้รับผิดชอบ แล้วกด มอบหมาย ผู้รับได้รับแจ้งเตือน
- อัปเดต สถานะ (กำลังซ่อม รออะไหล่ ซ่อมเสร็จ ส่งซ่อมภายนอก …) ใส่ค่าใช้จ่ายและบันทึก แล้วกด บันทึกสถานะ ผู้แจ้งได้รับแจ้งทุกครั้ง
จองห้อง / สถานที่
- เลือกห้องที่มุมซ้าย ปฏิทินรายสัปดาห์แสดงการจองที่มีอยู่ (ใช้ลูกศรเลื่อนสัปดาห์)
- กด จองห้อง หรือปุ่ม + ใต้วันที่ต้องการ กรอกวัตถุประสงค์ วันที่ เวลาเริ่ม–สิ้นสุด จำนวนผู้เข้าร่วม อุปกรณ์ที่ต้องการ แล้วกด ส่งคำขอจอง
- ระบบตรวจเวลาซ้อนให้อัตโนมัติ ห้องที่ไม่ต้องอนุมัติจะ อนุมัติทันที ห้องที่ต้องอนุมัติจะส่งไปงานอาคารสถานที่
- งานอาคารฯ อนุมัติที่กล่อง คำขอจองรออนุมัติ (ใส่หมายเหตุได้) ผู้จองได้รับแจ้งเตือน ยกเลิกการจองของตัวเองได้ที่ “การจองของฉัน”
คำถามที่พบบ่อย
ส่งหนังสือผิดคน ทำอย่างไร
ธุรการกด “ดึงกลับ” ที่รายการในเส้นทางหนังสือได้ ถ้าผู้รับยังไม่เปิดอ่าน แล้วส่งใหม่ให้ถูกคนจากกล่องงานธุรการ
บันทึกข้อความถูกส่งกลับแก้ไข
เปิดบันทึกจะเห็นเหตุผลด้านบน กดแก้ไข ปรับเนื้อหาแล้วส่งเสนอพิจารณาอีกครั้ง
บันทึกข้อความยังไม่มีลายเซ็น
ผู้ลงนามยังไม่ได้ตั้งลายเซ็นในโปรไฟล์ ระบบจะแสดงชื่อและข้อความลงนามในระบบแทน ตั้งลายเซ็นแล้ว เอกสารที่ลงนามหลังจากนั้นจะมีรูปลายเซ็น
จองห้องไม่ได้ ขึ้นว่าเวลาซ้อน
มีการจองช่วงเวลานั้นแล้ว ข้อความจะบอกชื่อกิจกรรม เวลา และผู้จอง เลือกเวลาอื่นหรือติดต่อผู้จองโดยตรง
เรื่องลับใครเห็นได้บ้าง
เฉพาะผู้อำนวยการ ผู้ดูแลระบบ และผู้ที่อยู่ในเส้นทางหนังสือเท่านั้น คนอื่นเปิดดูไม่ได้